O prazo conta sozinho
Cada classe do plano tem prazo na fase corrente e na intermediária, e o gatilho que começa a contar: arquivamento, emissão ou um evento registrado no documento. A fase de cada documento é recalculada todo dia.
Gestão documental · Lei 8.159/1991
A tabela de temporalidade deixa de ser um PDF na gaveta
O prazo de cada documento conta sozinho, o que venceu aparece na fila, e a CPAD aprova, publica o edital e elimina — tudo assinado, numerado e auditado, dentro do mesmo sistema em que o documento nasceu.
O rito da CPAD
Da fila ao termo, sem planilha paralela
O mesmo caminho que a lei pede, com cada etapa registrada e cada peça assinada.
- 1 Fila O que venceu o prazo aparece sozinho, separado por destino.
- 2 Listagem No modelo do CONARQ: quadro por classe, planilha e folha impressa.
- 3 CPAD A comissão aprova ou devolve, pelo próprio sistema.
- 4 Edital Publicado, com o prazo de manifestação contando.
- 5 Termo A eliminação executada e registrada, peça por peça.
O que o sistema faz por você
A temporalidade aplicada de verdade
A fila separa o que venceu
Eliminação, recolhimento ou reavaliação pela comissão, com contagem, volume e a data em que o prazo se cumpriu. Ninguém precisa varrer o acervo para descobrir o que pode sair.
Cada ato da CPAD é um documento
A listagem aprovada, o edital e o termo nascem numerados e assinados pelo setor da comissão. A execução reconfere cada documento; o que mudou fica de fora e vai ao termo com o motivo.
Litígio trava a eliminação
Suspensão por processo judicial ou auditoria tira o documento da fila e impede a eliminação até ser levantada. Quem suspendeu, quando e por quê fica na trilha.
Eliminar é eliminar
Some o texto, os despachos, os anexos e o que a IA guardou sobre o documento. O anexo que outro processo ainda usa fica. O registro de que existiu e foi eliminado, também.
O permanente sai em formato aberto
O recolhimento leva o documento à guarda permanente definitiva e gera o pacote de preservação no padrão BagIt, que qualquer arquivo histórico consegue abrir.
Armazenamento
A tabela também decide onde o arquivo mora
O que está na fase intermediária desce sozinho para o armazenamento mais barato, sem mudar um bit do original. O que um processo em andamento ainda usa fica onde está. A obrigação legal de guardar deixa de ser o item que mais cresce na conta.
- Painel da gestão documental
Os vencimentos dos próximos doze meses, por destino.
- Checklist do e-ARQ Brasil
Cada pendência diz quem resolve: arquivista, administrador, CPAD ou equipe técnica.
- Classificação sugerida
No rascunho, o sistema sugere a classe; a arquivista corrige o que já foi emitido, com motivo e sem tocar na assinatura.
Implantação guiada
Configure sem saber arquivologia
Quem configura, na maioria dos municípios, é o secretário de administração ou a TI — não um arquivista. A implantação conduz em nove etapas, cada uma dizendo o que já veio pronto, o que falta e quem faz.
- A tabela de temporalidade respondida por perguntas, em vez de preenchida às cegas.
- Minutas prontas do decreto da tabela e da portaria da CPAD, para o jurídico revisar.
- Planilhas em Excel para setores, pessoas e plano, com prévia linha a linha antes de importar.
- Organogramas e papéis prontos, para começar do modelo e ajustar.
- Relatório da implantação para imprimir, para o prefeito e o controle interno.
- 1Dados do órgão
- 2Secretarias e setores
- 3Pessoas e papéis
- 4Documentos e modelos de texto
- 5Quanto tempo guardar cada documento
- 6Aprovação da tabela e comissão (CPAD)
- 7Atendimento ao cidadão
- 8Assistente de IA
- 9Revisão final
Veja uma listagem em cada etapa do rito
A demonstração já vem com o Arquivo Central, a CPAD, o decreto da tabela e um acervo com idade.